sekapur sirih…

SEKAPUR SIRIH PEMILIHAN DEKAN FIA UB

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI MENCARI SOLUSI PERUBAHAN

PERIODE 2009-2013

April 2009 akan menjadi penting dalam sejarah perjalanan Fakultas Ilmu Administrasi (FIA) UB kedepan. Sederet calon Dekan baru menuju pelaminan. Bagi para kandidat dan seluruh civitas akademika : dosen, karyawan, mahasiswa, rekanan fakultas, lembaga kemahasiswaan, alumni, timbul kata tanya, siapa dia dan mengapa mereka yang menuju proses Wisuda Dekan, sungguhlah sangat menegangkan. Jauh lebih mendebarkan daripada menyaksikan sederet acara Pemilihan Presiden Amerika Serikat Barrack Hussein Obama didepan tv yang saat itu diikuti jutaan mata dalam perhelatan akbar tingkat dunia. Balairung kedekanan di lantai dua gedung utama FIA pada saat itu dapat dibayangkan bahwa yang semula terbilang tenang, sejuk dan penuh makna bagi civitas akaedemika, menjadi panas, gerah yang menyengat. Karena sebentar lagi ada sosok pimpinan baru yang cerdik pandai, adil dan bijak bawalaksana, akan dinobatkan dan menduduki singgasana balairung, yang akan membawa kerajaan FIA menuju suasana. Sorgaloka keilmuan dan pelayanan akademik dari tahun ke tahun berjalan.

Bagian Pertama.

Pembicaraan dan diskusi panjang acapkali ditemukan di halaman parkir, teras gedung, ruang dosen, kafetaria, dan di lantai dasar sampai tingkat empat gedung FIA. Apa yang diulas ?, tiada lain adalah capaian keberhasilan pimpinan-pimpinan pendahulu dan kesuksesan terkini, bukan lagi kegamangan dan kegagalan masa lalu yang menjadi guru berharga. Memang disadari atau tidak pencapaian tujuan merupakan suatu proses yang mesti harus dilalui dan bukan ujug-ujug, namun siapa yang merencanakan proses tersebut, bagaimana proses itu harus berjalan, oleh siapa proses itu harus dijalankan, pengawasan yang bagaimana proses tersebut harus dilakukan , penyimpangan apa yang ditemukan, ukuran dan parameter seperti apa keberhasilan itu dinilai serta sampainya tingkat pencapaian tujuan itu dinikmati. Dengan sederet kata tanya itulah, maka tulisan pendek ini mungkin perlu dihantarkan dan didiskusikan kepada segenap keluarga besar FIA UB, dengan tiada maksud menggurui dan menyalahkan kepada siapapun dari mereka.

Bagian Kedua

Guna memberikan iklim sejuk, sehat dan gambaran kedepan terhadap arah pengembangan Fakultas Ilmu Administrasi, diperlukan calon-calon pimpinan yang memiliki kepedulian terhadap PENGEMBANGAN FAKULTAS BERBASIS KELIMUAN DAN KINERJA AKADEMIK YANG OPTIMAL DAN TERUKUR. Sosok pimpinan yang berjuluk “Dekan” selalu disyaratkan oleh Peraturan, Perundang-undangan, yang sekaligus figur manager, Leader, Administrator dan ilmuwan. Mereka memiliki kemampuan, kemauan, kepedulian serta tanggungjawab secara perorangan dan kelembagaan. Untuk itulah beliau-beliau perlu diminta arahan, mengetahui tujuan fakultas ke depan serta bertindak sesuatu guna kemajuan dan pengembangan lembaga. Sehubungan dengan saratnya tugas-tugas yang telah diamanatkan oleh perundang-undangan, statuta perguruan tinggi, gapaian cita-cita personal, seorang pimpinan akan lebih arif untuk melakukan beberapa hal yang biasanya terlupakan, yakni :

1. Penyusunan Blue Print yang didalamnya berisi : arah, tujuan, sasaran pengembangan Fakultas jangka panjang yang disusun, dibicarakan, didiskusikan serta dikomunikasikan pada segenap Dosen FIA.
2. Penyampaian Rencana Jangka Pendek dan Realisasi Program Kerja tahunan baik dalam operasional kerja, pengembangan organisasi, pengembangan akademik dan keilmuan, pengembangan jasa pelayanan akademik serta penggunaan sumber-sumber daya baik personel maupun keuangan secara tertulis dan terdokumentasi yang dapat diakses bagi yang berkepentingan.
3. Sistem anggaran berbasis kinerja dan breakdown anggaran.
4. Rencana dan Laporan Sumber dan Penggunaan dana Fakultas yang kemudian dibandingkan dengan Realisasinya yang cukup terinformasikan (Penggunaan tenaga Eksternal Auditor).
5. Laporan Pertanggungjawaban Kinerja terdokumentasikan dalam bentuk reporting systems tahunan, meliputi :

1. Perkembangan Organisasi, yakni : penata laksanaan organisasi, penguatan organisasi, dan pendayagunaan organisasi pengembangan maupun restrukturisasi organisasi bila ada
2. Perkembangan sarana dan prasarana Akademik serta keilmuan
3. Pelayanan Akademik berkualitas dan handal.
4. Mekanisme Kerja, meliputi : Penerapan sistem dan prosedur kerja dan sistem keuangan yang pasti dan terukur, sistem otorisasi yang baku dan praktek yang sehat serta internal control yang memadai utamanya dalam bidang keuangan.
5. Laporan Kinerja keuangan tahunan yang sesuai dengan Standart Akuntansi Keuangan (SAK) dan dilakukan uji pemeriksaan (Audit) oleh Kantor Akuntan Public (KAP) dalam rangka menjamin adanya kewajaran dan tidak salah saji dalam Laporan Keuangan mengingat sebagian dana yang digunakan berasal dari dana masyarakat yang nantinya harus dipertanggung jawabkan pula kepada masyarakat.

Bagian Ketiga

Perencanaan program jangka pendek hakekatnya merupakan penjabaran tahapan program jangka panjang Fakultas yang akan menentukan arah dan tujuan yang hendak dicapai minimal pada masa periode pimpinan Fakultas. Perencanaan harus dibuat dengan bersungguh-sungguh dan berhati-hati serta melibatkan seluruh Dosen pengajar, Ketua Jurusan dan Kepala Bagian, unit-unit pengembangan yang ada di Fakultas. Apa yang harus dipersiapkan dalam perencanaan tersebut, sasaran apa yang harus dituju, kemana pengembangan akademik dan jasa pelayanan akademik diarahkan, mekanisme yang bagaimana yang harus dilalui, tahapan apa saja yang harus digunakan, berapa serapan dana yang diperlukan, kemampuan besaran dan sumber-sumber dana yang tersedia dan bagaimana cara pengukurannya. Semua itu harus terdokumentasikan dan dibicarakan bersama, didiskusikan secara intens kemudian dibawa ke Tingkat Pleno Senat Fakultas dan digunakan sebagai pijakan pedoman Program Tahunan Fakultas yang tentunya harus diikuti secara konsisten oleh segenap unsur kelembagaan yang ada.

Penyelenggaraan organisasi besar bidang pendidikan, di FIA utamanya akan menjadi lebih menarik apabila tidak mengarah ke sentralistik dimana pengambaran pelimpahan wewenang yang erat kaitannya dengan struktur organisasi seharusnya berjalan mulus dan terukur, TUPOKSI (Tugas Pokok Organisasi) dan SOP (Standart Operating Procedure) merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan TRIDARMA PERGURUAN TINGGI tentunya harus berjalan wajar. Organisasi yang bersifat sentralistik, pimpinan yang sangat banyak membutuhkan informasi dalam pengambilan keputusannya (Galbraith, 1973, dalam Mardiah dan Gundono, 2001) dan dalam kenyataanya dengan sifat sentralistik ini, terlihat pada level dibawahnya’hanya melaksanakan perintah atau menunggu perintah’. Namun apapun situasinya, suatu organisasi yang dinamis selalu membutuhkan sistim informasi yang memadai, akurat, reliable, baik yang bersifat keuangan dan non keuangan dalam rangka pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian yang efektif. Salah satu bentuk sistem informasi keuangan yang dimaksud tidak lain adalah Sistem Penganggaran.

Tentunya sistem penganggaran akan menyesuaikan dengan Perundang-undangan dan peraturan-peraturan yang berlaku, baik itu yang berbentuk PP ataupun penjabarannya dalam Kepmen dan kebijakan Rektor. Berbekal dengan hal itu, setidaknya dalam penganggaran perlu perubahan mendasar, yakni :

“sistem Penganggaran tradisional atau semi tradisional (atau apapun namanya) yang berorientasi pada input diubah menjadi sistem penganggaran kinerja yang berorientasi pada output dan outcome”. Sistem anggaran ini dikenal dengan Penganggaran Berbasis Kinerja (Performance Based Budgeting), dimana anggaran ini mengintegrasikan dan mengidentifikasikan visi dan misi yang diemban lembaga FIA dan didalamnya terdapat pula pengukuran kinerja Fakultas. Dalam proses penyusunan anggaran selayaknya mempertimbangkan banyak faktor, diantaranya : aspek sosial ekonomi, lingkungan, hasil dan cakupan program, penetapan satuan ukur capaian tujuan, dll. Semua hendaknya terakomodasikan. Dengan cara ini maka segenap aspek fungsional unit-unit kelembagaan dalam Fakultas ditetapkan berdasar wewenang dan tanggung jawab. Anggaran yang ada diklasifikasikan menurut program, fungsi dan aktivitas tertentu sebagai obyek pengeluaran, semuanya dievaluasi melalui cost and benefit serta penekanan pada pengendalian anggaran (budget control).

Diberlakukannya anggaran ini, maka cakupan penyusuna program dan tolak ukur kinerja merupakan instrumen untuk mencapai tujuan dan sasaran program, disamping itu adanya penekanan terhadap value for money dan pengawasan atas kinerja output maupun outcome. Mendasari penilaian kinerja Fakultas yang didasarkan value of money dan efektifitas anggaran, maka seluruh elemen kelembagaan yang ada akan dapat diawasi dan dikendalikan melalui penerapan internal cost awareness, audit keuangan dan audit kinerja serta evaluasi kinerja eksternal.

Di sisi lain apa yang diuntungkan dengan pemberlakuan anggaran kinerja di FIA, dapat dilihat secara kasat mata, antara lain :

1. Identifikasi terhadap misi, tujuan dan Sasaran Fakultas kedepan cukup jelas.
2. keterkaitan informasi perencanaan strategis dengan anggaran cukup transparan dan akuntabel.
3. adanya pengembangan dan integrasi ukuran kinerja dalam budget
4. Dapat dilakukannya pemecahan pengeluaran kedalam bidang-bidang yang dipandang cukup luas (misal : personalia, biaya pelaksanaan, belanja modal, dll) daripada urutan item-item.

Namun mengapa sistem penganggaran yang berbasis kinerja sulit diimplementasikan di FIA, tidak lain disebabkan setidak-tidaknya 3 (tiga) hal :

1. Sistem Akuntansi yang ada tidak implementable
2. Adanya keinginan lompatan jauh dari base on pen and ink method ke computer based accounting information systems yang tidak mudah diadaptasikan ke lembaga yang mengalami serba kekurangan sumber daya, baik manusia maupun alokasi finansial.
3. Kepemimpinan yang tidak konsisten, kurangnya komitmen manajemen dan personel.

Untuk itu kedepan perlu beberapa kendala yang ada dieliminir guna pelaksanaan sistem penganggaran ini agar berjalan dengan baik, diantaranya :

1. Sistem akuntansi yang ada hendaknya applicable
2. Kesesuaian format-format anggaran
3. Cukup waktu untuk sosialisasi yang efektif kepada seluruh pengguna anggaran
4. Peningkatan yang cukup signifikan untuk pengembangan sumber daya manusia khususnya dibidang pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan.
5. “Pemberdayaan” segenap unsur pimpinan, terhadap situasi euforia kebebasan berkehendak, sehingga implikasi-implikasi negatif dapat diminimalisir dalam rangka check and balances.
6. Penentuan dan evaluasi tujuan kinerja mensyaratkan input dari berbagai stakeholder yang sampai saat ini belum terlihat wujudnya.

Untuk itulah maka level-level kelembagaan yang ada dalam organisasi FIA perlu diberikan otonomi yang cukup dalam proses budget untuk mengembangkan tujuan mereka dan untuk mengalokasikan sumber-sumber lintas tujuan yang tercermin dalam prioritas organisasi.

Bagaimanakah kenyataan yang ada di Fakultas Ilmu Administrasi (FIA) saat ini ?

Program Jangka Panjang yang sekaligus juga jangka pendek (aneh bukan?) yang ada selama ini merupakan rutinitas, dengan perubahan yang sifatnya mendadak dan tidak terukur, tidak terkendali serta sesuai keinginan person belaka dan bersifat monumental. Indikator ini tampak pada tidak adanya perencanaan yang transparan dan Laporan Kinerja Tahunan dari pihak manajemen Fakultas yang dapat digunakan untuk menilai kinerja manajemen Fakultas dan akhirnya pada suatu saat nanti akan menemui kesulitan melengkapi Laporan akhir masa bakti. Sistem informasi belum terbangun dengan baik, kekaburan arah kebijakan dengan ingatan sesaat, terjadinya pengulangan kesalahan dalam kebijakan, tumpang tindihnya kewenangan, penggunaan sumberdaya dan sumber dana fakultas yang kurang efisien, kebijakan (proyek) yang bersifat monumental, dll. Itulah yang seringkali ditemukan dilingkungan FIA saat ini.

Bagian Keempat.

The New Behaviour Aspects of Organization

On Faculty Administrative Science (FIA UB)

Sumber dana & penggunaan dana yang tersedia di FIA cukup besar dan bervariasi yang meliputi sumber dana rutin dan sumber dana non rutin (PNBP). Untuk sumber dana rutin telah tersedia alokasi yang jelas dari DPP/SPP dengan segala mekanisme yang ada penggunaanya. Penggunaan dan penyerapan dana-dana tersebut setidak-tidaknya disampaikan Pimpinan Fakultas kepada Senat Fakultas secara rigit dan terdokumentasi serta hasilnya dikomunikasikan kepada stakeholder.

Apakah selama ini telah dilakukan ?

Hal ini perlu mendapatkan perhatian karena apabila terjadi kekurangan dana yang telah tersedia selalu dialokasikan (dibebankan) kepada sumber dana non rutin (PNBP) dan biasanya bersifat out off balance sheet. Bahkan ada kecenderungan pula mencampur adukkan dan mengaburkan sumber-sumber dana tersebut.

Sumber dana antara lain, meliputi :

• Alokasi SPP untuk Fakultas (S1, S2, S3, dan Program Diploma)
• Bantuan pusat atas dasar Alokasi APBN cq. Dep. Pendidikan Nasional
• Sumbangan dana masyarakat (S1, S2, S3 dan Program Diploma)
• Sumbangan dengan pernyataan calon mahasiswa baru
• Pembayaran dana magang oleh Mahasiswa
• Iuran pembayaran semester pendek
• Pembayaran Bimbingan Skripsi dan Praktek Kerja di Prog. D3
• Pembayaran Ujian Praktek Kerja Nyata di lingkungan Prog. D3
• Pembayaran uang ujian Skripsi S1, Thesis S2, Disertasi S3
• Dana pembagian atas dasar kerjasama dengan pihak luar (poros Lampung, Riau, Kalimantan, Lombok, Banyuwangi, BAPPENAS, dll), Indocement, kerjasama dengan Pemda Tk. I dan Tk II, Program Profesi, dll.
• Dana yang bersumber dari pembagian atas Program Pascasarjana (apabila sisanya masih ada) dan S2 Program Kerjasama Jarak Jauh.
• Penerimaan dari Unit Kerja Laboratorium
• Pembayaran oleh mahasiswa yang melakukan test kemampuan bahasa (TOEFL) dan Lab Akuntansi, dll.
• Dana Hibah
• Dana Alumni
• Dll

Pada sektor biaya perlu adanya kecedrmatan penggunaannya. Ukuran Efisien dan Efektif masih sangat diperlukan. Penghindaran tumpang tindih penggunaan pos pengeluaran (Pengeluaran Modal dan Pengeluaran Operasional), sistem otorisasi pengeluaran biaya dengan skala gradasi perlu dipikirkan, penggunaan lintas pos anggaran perlu dihindarkan, penggunaan pos-pos tertentu yang berlebihan perlu dicermati, pemilihan skala prioritas terhadap pos tertentu untuk pengembangan perlu perhatian serius, rasionalitas pos pengeluaran, penggunaan sisa anggaran, dll.

Semua ini akan tampak dalam Budget dan realisasinya. Hal ini dapat digunakan pula sebagai salah satu bahan penilaian kinerja Fakultas.

CATATAN KHUSUS :

Untuk itu mohon dukungan terhadap Prof. Drs. H. Solichin Abdul Wahab, MA, PhD, sebagai Dekan FIA UB Periode 2009-2013 mendatang, karena beliau telah memiliki visi, misi dan Program Kerja bagi FIA UB kedepan seperti yang terlampir.